10: La dynamique de l’organisation au sein de l’institution

Chapitre 1 La dynamique de l’organisation au sein de l’institution



I Les critères de fonctionnement d’une équipe professionnelle



A Les définitions de l’équipe


L’équipe est définie comme étant un « groupe de personnes unies dans une tâche commune ». Aucune activité d’un groupe n’est concevable sans la participation de tous les membres du groupe.


L’équipe pluridisciplinaire est l’ensemble des professionnels, ayant des compétences différentes et complémentaires, qui collaborent à la réalisation d’un projet commun. Cela sous-entend qu’il y a une organisation fonctionnelle, afin de coordonner l’ensemble de l’activité.


Une équipe existe parce qu’elle est organisée, structurée. C’est grâce à l’activité coordonnée de tous que l’usager peut prétendre à une qualité d’accueil. Le bon fonctionnement de l’équipe nécessite un certain nombre d’éléments que nous allons développer dans ce chapitre.




B La notion de collaboration


Travailler en équipe, c’est réaliser un projet professionnel commun, avec des objectifs précis à atteindre. Il ne s’agit pas d’une simple division de travail mais d’un travail de groupe qui nécessite :




N.B. : le préfixe « coo » veut dire ensemble.



Tableau 3.1 Analyse du travail en collaboration Cf. situation.














Définitions Actions Outils
Collaborer c’est :
Coordonner ses actions avec celles des différents partenaires
Coopérer dans le travail
image
Faire quoi ?
définir son rôle
agir dans le cadre de ses missions
organiser son travail
planifier ses actions
synchroniser ses actions
respecter les règlements
Avec quoi ?
organigramme
protocole de tâches
fiches de poste
échéancier, tableau de bord
plannings
règlement intérieur
s’associer
échanger des informations
transmettre
négocier
partager
se concerter
aider l’autre
le soutenir
améliorer (ses connaissances, ses capacités)
transmissions orales
réunions
entretiens
transmissions écrites
cahier de transmissions
cahier de suivi, de liaison
compte-rendu de réunion
note…
auto-évaluation
formulaire d’auto-évaluation






D La notion de hiérarchie


L’équipe est un groupe de professionnels, possédant chacun :






2 Les définitions





On trouve trois grandes catégories de niveaux : les niveaux de direction, les niveaux d’encadrement et les niveaux d’exécution.


Le directeur est donc le responsable. Il est détenteur du pouvoir exécutif ; il a le pouvoir de prendre des décisions et de se faire obéir du personnel placé sous ses ordres.


Selon le statut juridique, les formes de délégation, de pouvoir, peuvent varier. D’une manière générale, le détenteur du pouvoir exécutif délègue à ses adjoints qui eux-mêmes délèguent aux responsables des postes de direction.


Le niveau 1 est le plus élevé. Plus on descend dans la hiérarchie, plus l’autorité est diluée.



Situation


« Le juste équilibre du management de l’équipe »1


L’équipe de l’établissement ou du service d’accueil est une entité composée d’individus de formation et de compétences différentes. La responsabilité hiérarchique des personnels de la structure (ou du service) incombe au directeur d’établissement (ou au chef de service).


C’est ce dernier qui donne du sens à l’équipe, qui en assure la cohésion, qui favorise l’émergence d’un sentiment d’appartenance, ciment d’une organisation efficace […]. Le directeur doit aussi garantir le respect des compétences et des rôles de chacun des membres de l’équipe […]. Il n’y a pas de principe d’organisation unique et idéal mais des applications adaptées aux situations rencontrées. Le directeur doit choisir le juste équilibre et la bonne méthode au bon moment :




En l’absence du directeur, la continuité de la fonction de direction doit être assurée. Les modalités de délégation doivent être notifiées dans le règlement de fonctionnement de la structure.


Néanmoins, la délégation de fait ne supprime pas la responsabilité, et le directeur reste, même en son absence, responsable de droit de la bonne marche de l’établissement (ou du service), de l’application des consignes, du respect des protocoles établis et du règlement de fonctionnement.




Remarque


On peut résumer le rôle du directeur en dix points :


Le directeur a :













3 L’organigramme de structure ou de service


L’organigramme est le support qui permet de visualiser les niveaux et relations hiérarchiques.


Sa présentation générale est celle d’un schéma. Le dessin présente les éléments constitutifs, leur position hiérarchique par rapport à la direction et les relations d’autorité qui existent entre eux.


Il existe une grande variété de représentations graphiques. Les plus simples sont la pyramide et l’arbre.





Les relations fonctionnelles, le règlement de fonctionnement


Les relations fonctionnelles entrent dans les critères du bon fonctionnement d’une équipe. Elles prennent différentes formes. Il y a :




Quelle que soit la forme prise par les relations fonctionnelles, le repérage des liens passe par l’identification des moyens de communication utilisés par l’équipe.


Qui communique avec qui ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Et avec quoi ?…


Exemples de supports de communication internes : tableaux, notes de service, affiches, comptes-rendus, calendriers, réunions, plannings de toutes sortes, et le règlement de fonctionnement (ci-après).


Le règlement de fonctionnement précise « les modalités d’organisation et de fonctionnement de l’établissement ou du service » et notamment :












Document : « Le juste équilibre du management de l’équipe »2


L’équipe est une entité composée d’individus de formation et de compétences différentes. La responsabilité hiérarchique des personnels du service incombe au cadre au travers de la direction.


C’est le cadre (chef de service, directeur…) qui donne du sens à l’équipe, qui en assure la cohésion, qui favorise l’émergence d’un sentiment d’appartenance, ciment d’une organisation efficace […]. Le cadre doit aussi garantir le respect des compétences et des rôles de chacun des membres de l’équipe, quelles que soient la formation initiale et la place dans le système de travail, en toute équité.


Il n’y a pas de principe d’organisation unique et idéal mais des applications adaptées aux situations rencontrées. Le cadre doit choisir le juste équilibre et la bonne méthode au bon moment :




Cette remarque peut sembler relever du truisme mais les problèmes qui surgissent quelquefois dans les relations interprofessionnelles, ou entre un cadre et son équipe, sont le plus souvent dus à des fautes dans le management.


Néanmoins, la délégation de fait ne supprime pas la responsabilité, et le cadre reste, même en son absence, responsable de droit de la bonne marche du service, de l’application des consignes, du respect des protocoles établis et du respect du règlement intérieur.




II Les critères de l’organisation du travail en équipe


Organiser son travail, c’est savoir gérer son temps, c’est déterminer, pour une tâche ou une activité, sa durée et le moment favorable pour l’exécuter. Il est indispensable de bien identifier les contraintes liées au temps ; elles sont nombreuses.


Le découpage temporel d’une activité doit prendre en compte la priorité des actions. Il faut savoir classer les priorités et évaluer les urgences, il faut également apprécier les compétences de chacun pour gérer les situations. La planification des actions nécessite des capacités d’organisation méthodique du travail. De nombreux outils peuvent être utilisés pour faciliter la tâche.


Il faut aussi et surtout respecter la législation du travail et les dispositions de la convention collective de l’établissement où l’on exerce ses fonctions.



A L’analyse méthodique du travail


Organiser un soin ou une activité exige du professionnel une réflexion préalable. Il lui faut être méthodique. Pour faciliter son analyse de la situation, il peut se questionner avec la méthode du QQQOCP (quoi ? qui ? quand ? où ? comment ? pourquoi ?)3.


Tableau 3.2 Méthodologie





















Q Quoi ?
(quelle est l’activité demandée ?)
Q Qui ?
(quel est le destinataire de l’activité ?)
Avec qui ?
(avec qui réaliser cette activité ?)
Q Quand ?
(quand réaliser cette activité ?)
O Où ?
(où réaliser cette activité ?)
C Comment ?
(quels moyens mettre en œuvre pour réaliser cette activité ?)
P Pourquoi ?
(quels sont les objectifs visés ? par l’activité ?)


Apr 14, 2020 | Posted by in MÉDECINE INTERNE | Comments Off on 10: La dynamique de l’organisation au sein de l’institution

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